Excel Hücreye Açılır Liste Nasıl Eklenir? #62

Excel Açılır Liste, verileri düzenlemek, analiz etmek ve sunmak için kullanılan çok yönlü bir programdır. Excel’de verileri daha kolay girmek ve yönetmek için bazı özelliklerden yararlanabilirsiniz. Bunlardan biri de açılır liste özelliğidir. Açılır liste, bir hücrede belirli bir liste içinden bir değer seçmenize olanak tanır. Bu sayede veri girişi hatalarını azaltabilir, veri doğruluğunu artırabilir ve çalışma sayfanızı daha düzenli ve profesyonel hale getirebilirsiniz. 😊

Bu makalede, Excel’de hücreye açılır liste nasıl ekleneceğini adım adım anlatacağız. Ayrıca, açılır listelerin avantajlarından, dezavantajlarından ve sıkça sorulan sorulardan da bahsedeceğiz. Hazırsanız, başlayalım! 🚀

Açılır listeler hemen hemen her yerde gördüğümüz çok kullanışlı veri giriş araçlarıdır ve kendi Excel çalışma sayfalarınıza özel açılır listeler ekleyebilirsiniz. Kolaydır ve size nasıl yapılacağını göstereceğiz.

Excel Açılır Listesi nedir?

Excel’deki bir açılır liste, bildiğiniz diğer açılır listelere tamamen benzer; yalnızca oku tıklayın ve ardından önceden belirlenmiş birkaç değerden birini seçin. Açılır listeler, e-tablolarınıza veri girmeyi daha kolay ve daha etkili hale getirir.

Excel’deki hücrelere, “Evet” ve “Hayır“, “Erkek” ve “Kadın” gibi seçenekleri veya sayılar veya özel karakterler de dahil olmak üzere diğer özel seçenek listelerini içeren açılır listeler ekleyebilirsiniz.

Excel’e Açılan Liste Nasıl Eklenir?

Açılır listeler, Excel’in Veri Doğrulama özelliği kullanılarak oluşturulur; pek sezgisel değildir. Size bir örnek göstermek için yaş aralıklarının seçildiği bir açılır liste oluşturacağız. Ad, Yaş ve Cinsiyet olmak üzere üç etiketli sütun oluşturduk ve iki örnek ad doldurduk. İstediğiniz kadar çok veya az sayıda yapabilirsiniz.

Başlamak için, yaş aralıklarının listesini bir sütunun altındaki veya satır boyunca sıralı hücrelere girin. Aşağıda gösterildiği gibi aynı çalışma sayfasında A7‘den A11‘e kadar olan hücrelere yaş aralıklarımızı girdik. Ayrıca seçenekler listenizi aynı çalışma kitabındaki farklı bir çalışma sayfasına da ekleyebilirsiniz.

yaş aralığını girin

Şimdi, açılır listeye eklemeyi kolaylaştırmak için hücre aralığımıza isim vereceğiz. Bunu yapmak için, açılır liste öğelerini içeren tüm hücreleri seçin ve ardından hücre aralığı için bir adı kılavuzun üzerindeki Ad kutusuna girin. Hücre serimize Yaş adını verdik.

hücrelerin yaşını adlandır

Şimdi açılır liste eklemek istediğiniz hücreyi seçin ve “Veri” sekmesine tıklayın.

hücreyi seçin ve verilere tıklayın

Veri sekmesinin Veri Araçları bölümünü açın ve ardından “Veri Doğrulama” düğmesini tıklayın.

veri doğrulama

Veri Doğrulama iletişim kutusu açılır. Ayarlar sekmesinde İzin Ver açılır listesinden “Liste”yi seçin (bkz. açılır listeler her yerdedir!).

açılır listeden liste seç

Şimdi açılır listemiz için seçenekleri içeren hücre aralığına atadığımız adı kullanacağız. “Kaynak” kutusuna =Yaş yazın (hücre aralığınıza başka bir ad verdiyseniz, “Yaş” yerine bu adı yazın). “Hücre içi açılır menü” kutusunun işaretlendiğinden emin olun.

Varsayılan olarak “Boşluğu yoksay” onay kutusu işaretlidir. Bu, kullanıcının hücreyi seçebileceği ve daha sonra herhangi bir öğe seçmeden hücrenin seçimini kaldırabileceği anlamına gelir. Kullanıcının açılır listeden bir seçenek seçmesini zorunlu kılmak istiyorsanız Boşluğu yoksay onay kutusunun işaretini kaldırın.

yaşı eşitle

Açılır listeyi içeren hücre seçildiğinde görüntülenen bir açılır mesaj ekleyebilirsiniz. Bunu yapmak için, Veri Doğrulama iletişim kutusundaki “Giriş Mesajı” sekmesine tıklayın. “Hücre seçildiğinde giriş mesajını göster” kutusunun işaretlendiğinden emin olun. Bir Başlık ve bir Giriş mesajı girin ve ardından “Tamam” düğmesine tıklayın.

giriş mesajı

Açılır listeyi içeren hücre seçildiğinde hücrenin sağında aşağı ok butonunu göreceksiniz. Bir giriş mesajı eklediyseniz bu mesaj hücrenin altında görüntülenir. Aşağı ok düğmesi sadece hücre seçildiğinde görüntülenir.

yaş giriş hücresi

Seçenekler listesini açmak ve birini seçmek için aşağı ok düğmesini tıklayın.

listelenen yaş giriş seçenekleri açılır menüsü

Tabii ki yaş değerlerini almak istediğimiz bir sütunun tamamı var. Bunu yapmanın birkaç yolu var. İlk ve en kolayı, Veri Doğrulamaya gitmeden önce açılır menüye sahip olmasını istediğiniz tüm hücreleri seçmek ve açılır menüyü eklemektir. Bir sütundaki her hücreyi seçmenin en kolay yolu sütun başlığına tıklamaktır. Bir etiket için kullandığınız bir hücreniz varsa, seçimini kaldırmak için Ctrl+Tıklamanız yeterlidir, böylece biçimlendirme oraya uygulanmaz.

etiketin seçimini kaldır

Ardından, daha önce size gösterdiğimiz gibi biçimlendirmeyi uygulayın.

Diğer senaryo ise, açılır menü biçimlendirmesini zaten bir hücreye uyguladığınız ancak açılır menü oluşturma işlemini tekrarlamak zorunda kalmadığınız durumdur. Bu durumda, halihazırda açılır menüye sahip olan hücreyi tıklayıp seçmeniz yeterlidir. Hücrenin sağ alt köşesindeki küçük kareye bakın. Sol tıklayın ve o köşeyi açılır menüye sahip olmasını istediğiniz tüm hücrelere sürükleyin, ardından farenizi bırakın. Sürüklediğiniz hücreler, açılır menüyü orijinal hücreden devralacaktır. Şöyle görünecek:

köşeye tıklayın

Bu numara temel olarak yalnızca açılır menüler için değil, Excel’deki bir hücreye uyguladığınız herhangi bir biçimlendirme için de geçerlidir.

Açılan listeyi hücreden kaldırmak istediğinize karar verirseniz, daha önce açıklandığı gibi Veri Doğrulama iletişim kutusunu açın ve iletişim kutusunda hangi sekme seçilirse seçilsin kullanılabilen “Tümünü Temizle” düğmesini tıklayın.

tüm hücreyi temizle

Veri Doğrulama iletişim kutusundaki seçenekler varsayılan ayarlarına sıfırlanır. Açılır listeyi kaldırmak ve hücreyi varsayılan biçimine geri yüklemek için “Tamam“ı tıklayın.

tümünü temizle tamama tıklayın 1

Açılır listeyi kaldırdığınızda bir seçenek seçilmişse hücre bu seçeneğin değeriyle doldurulur.

veriler hâlâ hücrede

Gerektiğinde açılır listeleri diğer hücrelere eklemek için bu işlemi izleyin. Birden fazla açılır liste için aynı listeyi kullanabilirsiniz. Bir çalışma sayfasına eklemeniz gereken çok sayıda açılır listeniz varsa, seçenek listelerini aynı çalışma kitabındaki başka bir çalışma sayfasına koymak isteyebilirsiniz. Değiştirilmelerini önlemek için seçenek listelerinizi içeren çalışma sayfasını gizleyebilirsiniz.

Açılır Liste Oluşturma

Excel’de hücreye açılır liste eklemek için öncelikle listenizde yer alacak verileri bir aralıkta veya bir tabloda oluşturmanız gerekir. Örneğin, aşağıdaki gibi bir şehir listesi oluşturabilirsiniz.

Daha sonra, açılır listenin bulunmasını istediğiniz hücreyi seçin. Örneğin, B2 hücresini seçelim.

Şeritte Veri sekmesine ve ardından Veri Doğrulama’ya tıklayın.

Ayarlar sekmesindeki İzin Ver kutusunda Liste’yi seçin.

Kaynak kutusundan seçim yapın ve ardından liste aralığınızı seçin. Bizim örneğimizde Şehirler adlı bir sayfadaki A2:A6 aralığını seçiyoruz.

Boşu Yoksay kutusunu işaretleyin. Bu sayede kullanıcılar hücreyi boş bırakabileceklerdir.

Tamam butonuna tıklayın. Artık B2 hücresinde bir açılır liste oluşmuştur.

Açılır Liste Özelleştirme

Excel’de hücreye açılır liste ekledikten sonra, bazı ayarları değiştirerek listenizi özelleştirebilirsiniz. Örneğin, giriş iletisi veya hata uyarısı ekleyebilir, listeyi sıralayabilir veya renklendirebilirsiniz.

Giriş İletisi Ekleme

Giriş iletisi, bir hücre seçildiğinde görünen küçük bir ipucudur. Bu iletide, kullanıcılara ne yapmaları gerektiği konusunda bilgi verebilirsiniz. Örneğin, “Lütfen listeden bir şehir seçin” gibi bir iletide bulunabilirsiniz.

Giriş iletisi eklemek için şu adımları izleyin:

• Açılır listenin bulunduğu hücreyi seçin.
• Şeritte Veri sekmesine ve ardından Veri Doğrulama’ya tıklayın.
• Giriş İletisi sekmesini seçin.
• Hücre seçildiğinde giriş iletisini göster kutusunu işaretleyin ve kutulara bir başlık ve ileti yazın (en çok 225 karakter).
• Tamam butonuna tıklayın. Artık hücre seçildiğinde giriş iletiniz görünecektir.

Hata Uyarısı Ekleme

Hata uyarısı, kullanıcılar açılır listede olmayan bir değer girmeye çalıştıklarında görünen bir ileti kutusudur. Bu iletide, kullanıcılara ne yapmaları gerektiği konusunda uyarı verebilirsiniz. Örneğin, “Lütfen listeden bir şehir seçin veya hücreyi boş bırakın” gibi bir iletide bulunabilirsiniz.

Hata uyarısı eklemek için şu adımları izleyin:

• Açılır listenin bulunduğu hücreyi seçin.
• Şeritte Veri sekmesine ve ardından Veri Doğrulama’ya tıklayın.
• Hata Uyarısı sekmesini seçin.
• Geçersiz veri girildikten sonra hata uyarısını göster kutusunu işaretleyin, Stil kutusundan bir seçenek belirleyin ve bir başlık ve ileti yazın.
• Tamam butonuna tıklayın. Artık kullanıcılar açılır listede olmayan bir değer girmeye çalıştıklarında hata uyarınız görünecektir.

Stil kutusunda hangi seçeneği seçeceğinden emin değil misiniz? İşte farklı stillerin anlamları:

• Bilgi: Kullanıcılara açılır listede olmayan verileri girmelerine izin veren, ancak bunun doğru olmadığını belirten bir ileti gösterir. Bu stil, veri girişi esnekliği sağlamak istediğinizde kullanışlıdır.
• Uyarı: Kullanıcılara açılır listede olmayan verileri girmelerine izin veren, ancak bunun doğru olmadığını belirten ve devam etmek isteyip istemediklerini soran bir ileti gösterir. Bu stil, veri girişi esnekliği sağlamak istediğinizde, ancak kullanıcıları uyarmanız gerektiğinde kullanışlıdır.
• Durdur: Kullanıcılara açılır listede olmayan verileri girmelerini engelleyen ve bunun doğru olmadığını belirten bir ileti gösterir. Bu stil, veri girişi doğruluğunu sağlamak istediğinizde kullanışlıdır.

Liste Sıralama

Açılır listenizdeki verileri alfabetik veya sayısal olarak sıralamak isteyebilirsiniz. Böylece, kullanıcılar aradıkları değeri daha kolay bulabilirler. Liste sıralama işlemi için şu adımları izleyin:

• Listenizdeki verileri içeren aralığı veya tabloyu seçin.
• Şeritte Veri sekmesine ve ardından A-Z veya Z-A butonlarından birine tıklayın.
• Artık listeniz sıralanmıştır ve açılır listeniz de bu sıralamayı yansıtacaktır.

Liste Renklendirme

Açılır listenizdeki verileri renklendirmek isteyebilirsiniz. Böylece, kullanıcılar aradıkları değeri daha kolay ayırt edebilirler. Örneğin, farklı bölgelerdeki şehirleri farklı renklerle gösterebilirsiniz. Liste renklendirme işlemi için şu adımları izleyin:

• Listenizdeki verileri içeren aralığı veya tabloyu seçin.
• Şeritte Giriş sekmesine ve ardından Dolgu Rengi butonuna tıklayın.
• Artık listeniz renklendirilmiştir ve açılır listeniz de bu renklendirmeyi yansıtacaktır.

Açılır Liste Silme

Excel’de hücreye açılır liste ekledikten sonra, bunu silmek isteyebilirsiniz. Açılır liste silme işlemi için şu adımları izleyin:

• Açılır listenin bulunduğu hücreyi seçin.
• Şeritte Veri sekmesine ve ardından Veri Doğrulama’ya tıklayın.
• Ayarlar sekmesindeki İzin Ver kutusunda Hiçbiri’ni seçin.
• Tamam butonuna tıklayın. Artık açılır listeniz silinmiştir.

Açılır Listelerin Avantajları ve Dezavantajları

Excel’de hücreye açılır liste eklemenin hem avantajları hem de dezavantajları vardır. İşte bunlardan bazıları:

Avantajları

• Veri girişi hatalarını azaltır: Açılır listeler, kullanıcıların sadece belirli bir liste içinden değer girmelerini sağlar. Bu sayede, yanlış yazım, tutarsızlık veya geçersiz veri girişi gibi hataları önler.
• Veri doğruluğunu artırır: Açılır listeler, verilerin standartlaştırılmasını ve doğrulanmasını sağlar. Örneğin, bir ülke listesi kullanarak, kullanıcıların farklı biçimlerde yazabilecekleri ülke isimlerini tekilleştirebilirsiniz.
• Çalışma sayfasını düzenli ve profesyonel yapar: Açılır listeler, çalışma sayfanızda gereksiz yer kaplamadan verileri sunmanızı sağlar. Ayrıca, giriş iletisi, hata uyarısı, renklendirme gibi özelliklerle çalışma sayfanızı daha kullanıcı dostu ve çekici hale getirebilirsiniz.

Dezavantajları

• Liste aralığı değişirse güncellenmesi gerekir: Açılır listeler, listenizdeki verileri içeren bir aralığa veya tabloya bağlıdır. Eğer bu aralıkta veya tabloda bir değişiklik yaparsanız, açılır listenizi de güncellemeniz gerekir. Örneğin, yeni bir değer eklerseniz veya mevcut bir değeri silerseniz, açılır listenizi de buna göre ayarlamanız gerekir.
• Liste çok uzunsa kullanışlı olmayabilir: Açılır listeler, kısa ve sınırlı sayıda değer içeren listeler için idealdir. Ancak, liste çok uzunsa veya değerler çok benzerse, kullanıcılar aradıkları değeri bulmakta zorlanabilirler. Bu durumda, başka bir veri doğrulama yöntemi kullanmak daha iyi olabilir.
• Liste başka bir çalışma kitabındaysa bağlantı kopabilir: Açılır listeler, başka bir çalışma kitabındaki verileri içeren listeler için de kullanılabilir. Ancak, bu durumda, bağlantının kopmaması için her iki çalışma kitabının da açık olması gerekir. Eğer bağlantı koptuysa, açılır liste çalışmayacaktır.

Sıkça Sorulan Sorular